En Hispana podrán participar todas aquellas instituciones, públicas o privadas, que estén llevando a cabo proyectos de digitalización o tengan fondo digitalizado accesible desde la web.
Existen tres niveles de participación y cada uno de ellos tiene una serie de requisitos relativos al fondo digitalizado y al acceso al mismo, la existencia de repositorio que permita la recolección a través del Protocolo OAI-PMH y los formatos de recolección disponibles. Estos tres niveles son: alta en el directorio de colecciones, recolección de metadatos en Hispana y agregación de registros a Europeana.
Los Requisitos de participación en Hispana son un documento técnico en el que se detallan las condiciones específicas para cada uno de los niveles.